Khi khối lượng công việc hành chính, giấy tờ ngày càng lớn, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc bố trí nhân sự xử lý kịp thời. Dịch vụ Hành chính & Hỗ trợ Văn phòng của Sài Gòn LT giúp giảm tải công việc này, đồng thời chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng số để dễ dàng khai thác.
Chúng tôi hỗ trợ từ khâu chuẩn bị tài liệu, số hóa đến các đầu việc hành chính văn phòng khác, giúp đội ngũ nội bộ của khách hàng tập trung vào công việc chuyên môn thay vì các tác vụ giấy tờ lặp lại.
Dịch vụ bao gồm những gì?
- Số hóa tài liệuChuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử (scan, chụp ảnh, đặt tên và sắp xếp file khoa học) phục vụ tra cứu, lưu trữ lâu dài.
- Chuẩn bị tài liệuSắp xếp, kiểm đếm, phân loại và chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp, bàn giao, kiểm tra hoặc lưu trữ.
- Hỗ trợ hành chính văn phòng khácCác đầu việc hành chính văn phòng phát sinh khác theo yêu cầu cụ thể của từng khách hàng, doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện
Khảo sát khối lượng tài liệu
Tiếp nhận thông tin, khảo sát khối lượng và đặc điểm tài liệu cần chuẩn bị hoặc số hóa.
Chuẩn bị tài liệu gốc
Kiểm đếm, phân loại và sắp xếp tài liệu gốc theo trình tự phù hợp trước khi xử lý.
Số hóa tài liệu
Tiến hành scan/chụp tài liệu, đặt tên file và sắp xếp theo cấu trúc thư mục đã thống nhất với khách hàng.
Kiểm tra, đối soát chất lượng
Rà soát file số hóa, đối chiếu với tài liệu gốc để đảm bảo đầy đủ, chính xác trước khi bàn giao.
Bàn giao kết quả
Bàn giao file số hóa và tài liệu gốc theo đúng số lượng, cấu trúc đã thống nhất.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ
Tiết kiệm thời gian, nhân sự
Giảm tải công việc giấy tờ cho đội ngũ nội bộ, tập trung nguồn lực cho công việc chuyên môn.
Dễ dàng chia sẻ, tra cứu
Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm, chia sẻ giữa các phòng ban chỉ trong vài giây.
Chuẩn hóa quy trình văn phòng
Tài liệu được sắp xếp, đặt tên và lưu trữ theo cấu trúc thống nhất, dễ quản lý lâu dài.
Đối tượng phù hợp
- Văn phòng doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng hồ sơ hành chính lớn.
- Phòng nhân sự, kế toán cần chuẩn bị và số hóa hồ sơ định kỳ.
- Đơn vị cần chuẩn bị tài liệu phục vụ họp, kiểm toán hoặc bàn giao công việc.
- Doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số nhưng chưa có đội ngũ nội bộ thực hiện.
Cần tư vấn thêm về dịch vụ hành chính & hỗ trợ văn phòng?
Để lại thông tin hoặc gọi hotline, đội ngũ Sài Gòn LT sẽ liên hệ tư vấn trong thời gian sớm nhất.
Câu hỏi thường gặp
Tùy theo nhu cầu, Sài Gòn LT có thể bàn giao file ở định dạng PDF, hình ảnh (JPG/TIFF) hoặc theo cấu trúc thư mục do khách hàng yêu cầu.
Có. Đội ngũ Sài Gòn LT có kinh nghiệm xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm tài liệu khổ lớn hoặc tài liệu đã xuống cấp, cần thao tác cẩn trọng.
Toàn bộ quá trình được thực hiện theo quy trình kiểm soát truy cập chặt chẽ, giới hạn nhân sự tiếp cận nhằm đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng.
